El Sistema de Expediente Electrónico de la Universidad de Buenos Aires (SEE UBA) es una plataforma informática que permite la gestión digital de trámites y comunicaciones de una manera simple, eficiente y moderna.
SEE UBA está planteado como un conjunto de componentes que se integran mediante módulos. Cada módulo puede relacionarse con otros dentro del sistema, constituyendo un conjunto de elementos interrelacionados, que crece modularmente y que permite nuevas integraciones e interacciones en el futuro.
Sus principales módulos son:
Escritorio Único (EU): facilita la administración y seguimiento de las tareas pendientes del usuario y de su personal supervisado. Permite la administración de los datos personales y brinda el acceso directo al resto de los módulos de la plataforma.
Comunicaciones Oficiales (CCOO): resuelve la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de las Notas y Memorandos, de modo seguro, controlado, automático, con soporte y registro digital.
Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO): es el módulo que resuelve, para todos los documentos, su creación, numeración, tramitación, firma y archivo de los documentos oficiales de manera digital.
Expediente Electrónico (EE): es el contenedor de documentos electrónicos generados previamente en GEDO y CCOO, permite administrar las reglas que rigen el uso de un expediente.
Los objetivos que persigue su implementación son:
Transparencia. Permite una gestión transparente y responsable, garantizando el derecho de la sociedad a conocer los actos de esta Universidad y el acceso a los trámites por parte de los administrados al permitir la consulta, operación y acceso a distancia.
Gestionar más racionalmente los recursos. La gestión documental electrónica, facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Incrementar la productividad y mejorar la disponibilidad y accesibilidad. Se incrementa la productividad institucional con el valor añadido del rápido acceso de toda la documentación necesaria para la actividad administrativa.
Mejorar la comunicación y difusión de la información. El Módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) facilita la difusión y notificación de actos administrativos y de administración de manera inmediata.
Uniformidad de procedimientos. Se puede aprovechar el análisis de los procesos para avanzar en la uniformidad de los procedimientos administrativos de la UBA. Es posible enriquecer nuestros procedimientos al adoptar un software que incorpora las mejores prácticas recogidas de sus múltiples instalaciones, con la flexibilidad que ello implica.
Control de gestión. El sistema permite un mejor control en la gestión de trámites.