Preguntas frecuentes

Un documento de tipo libre es un documento que se produce manualmente, a través de un procesador de texto, similar al de un word. El sistema permite redactar el documento, pudiendo seleccionar la tipografía, color y tamaño deseado.
Importado, indica que el documento requiere importar un archivo de la computadora. Los únicos formatos que el sistema no permite incorporar es audio o video.
Un documento de característica “template” tiene un formato predefinido y se debe completar la información solicitada en un formulario controlado.

Un archivo de trabajo funciona como complemento y a modo de consulta, por lo que no es oficial. En cambio, un archivo embebido forma parte del documento y es oficial.
Un archivo embebido es necesario que esté en el documento principal, por ejemplo, si se necesita autorización para que determinadas personas dentro de una dirección, asistan a una capacitación, se incluirá como archivo embebido la lista de personas que requieren la autorización.
En el caso de un archivo de trabajo, se utiliza como información aclaratoria del documento principal, por ejemplo una resolución a la que se está haciendo referencia en el contenido del documento.

Los usuarios que estarán habilitados para ver la información de estos documentos serán: usuarios con permisos de confidencialidad que pertenezcan a la repartición donde se firmó el documento usuarios que hayan sido cargados como usuarios reservados del documento y el usuario firmante.

En la pestaña consulta, existe la opción de seleccionar “Documentos firmados por mí” y se puede buscar por fecha desde/hasta.

Sí, se puede buscar un documento generado en otra repartición. Para ello, el usuario debe contar con todos los campos que conforman el número completo. La búsqueda, debe realizarse desde la solapa “Consultas” ya sea del módulo de GEDO o de CCOO.

Sí queda registro desde que se inicia el documento, se registra usuario, actividad, fecha y hora.

El proceso de firma conjunta es secuencial, y se lleva adelante según el orden en que se carguen los firmantes en el documento. Los pasos del proceso son los siguientes:
1. El usuario productor del documento agrega al agente A en primer lugar y el agente B en segundo lugar. Si los usuarios tuvieran asignados usuarios revisores de firma conjunta, el sistema los cargaría de manera automática. En caso de no tener cargado un revisor, se le solicitará que cargue uno para ese documento particular (Puede omitirse el revisor)
2. El primero en recibir la notificación es el revisor del agente A (si lo tiene), una vez revisado lo envía automáticamente al usuario A para la firma.
3. El agente A recibe el archivo, lo firma y automáticamente el sistema lo envía al revisor del agente B.
4. Una vez que el revisor supervisa el documento lo envía al agente B haciendo click en la opción enviar a firmar.
5. El agente B firma el documento recibido, y el sistema genera el número GDENQN del documento.
6. El usuario que inició el documento de firma conjunta, una vez finalizada la secuencia anterior, recibe un aviso, en el módulo de GEDO, con el número GDENQN del documento.

Los usuarios firmantes deben cargarse en el orden en el que firmarán el documento. El primer usuario cargado será el primer firmante y el último usuario cargado será quien firme en último lugar el documento. En caso de querer cambiar el orden de firma en el momento de carga, se podrán utilizar las flechas ascendentes y descendentes. El orden que se tiene que asignar es de menor jerarquía a mayor jerarquía.
 
En los documentos de firma conjunta ¿qué sucede si se rechaza la firma?
Sin importar la cantidad de usuarios firmantes asignados en un documento de firma conjunta, cualquiera sea la firma que se rechace, el procedimiento será el mismo.
Una vez realizado el rechazo, la tarea pendiente volverá al buzón de tareas del usuario que la tuvo inmediatamente antes en su poder. Esto le dará, a esta persona, la posibilidad de realizar las modificaciones pertinentes para poder enviar el documento a la firma nuevamente. Una vez que la tarea es enviada a la firma, el circuito vuelve a iniciarse, por lo tanto, la tarea regresa al primer usuario que debe intervenir.

Si se inicia una tarea y luego es derivada a alguien más para continuar con su confección (ya sea para producir, revisar o firmar), esa tarea desaparecerá del buzón de Tareas Pendientes de ese usuario y pasará a quedar depositado en el buzón de aquel que fue definido como destinatario. Sin embargo, si se desea hacerle un seguimiento a la tarea, podrá hacerse siempre y cuando se mantenga en estado de tarea, es decir, que no tenga firma.
Para ello, se debe ir a la solapa “Consultas”, escoger la opción “búsqueda de tareas” y filtrar por cualquiera de las opciones que ofrece el sistema. Esto permitirá consultar y rastrear todas aquellas tareas en que el agente haya intervenido y derivado a otro usuario, siempre y cuando no hayan sido firmadas.